COPIA DE SEGURIDAD OFF-SITE
Pequeñas y medianas empresas utilizan sistemas inadecuados de copias de seguridad y adoptan estrategias de recuperación ante desastres totalmente ineficaces para prevenir y contrastar situaciones desastrosas como incendios, inundaciones, terremotos y robos.
Por lo tanto, aquí algunos elementos cruciales que hay que tener en cuenta para una buena copia de seguridad.
- Un software automático, escalable y seguro;
- El guardado de archivos abiertos, bases de datos y otras aplicaciones especificas;
- Recuperaciones rápidas y accesibles y retención de los datos para obtener más versiones del mismo archivo;
- Velocidad de ejecución y compresión de los datos;
- El cifrado para aumentar el nivel de seguridad de los guardado;
- Informes diarios de las copias de seguridad, para seguir los resultados.
¿Cómo se puede hacer una copia de seguridad completamente automatizada, fácil de controlar,
basada en un sistema fiable desde el punto de vista hardware, sin riesgos de robos, fenómenos naturales y daños?
Todo esto a un precio muy económico?
COPIA DE SEGURIDAD: UNA NECESIDAD PARA TODOS
Una tormenta inesperada: el sábado por la mañana o una noche de semana.
Os llama un cliente y dice que se rompió el disco de un servidor y él no es capaz de recuperar sus datos.
Vosotros le habíais repetido mil veces que era importante hacer la copia de seguridad de los datos, pero él estaba aburrido al escuchar siempre la misma historia.
Y ahora,¿cual es vuestra respuesta? Que tenéis que decir delante de frases como "Y ahora como hacemos? tengo todos los datos de la empresa! Tengo que recuperar todo, no puedo esperar. Aquellos datos son demasiado importantes!" el primer instinto es decirle que se vaya...al infierno...
La respuesta más correcta puede ser "No hay mucho que hacer, yo le había dicho
muchas veces de la importancia de hacer una copia de seguridad y no me querías escucharme".
Esta respuesta es políticamente correcta pero esconde una sensación de impotencia y al mismo tiempo puede parecer casi una declaración de culpabilidad o una forma de cargar la responsabilidad sobre el cliente.
Decir a un cliente ya enfadado por la pérdida de sus datos que es "su culpa" puede ser una estrategia perdedora.
Para dar esperanza se puede suponer una hipótesis optimista de recuperación de los datos, pero si el resultado fuese negativo o exigiese operaciones demasiado costosas, vosotros pospondríais solo su furia.
Por fin, cualquiera que sea la respuesta a la pregunta, a menos que no tengáis el DeLorean de regreso al futuro, sólo lo enojará. Una motivación frecuente por la cual un cliente cambia a su asociado está relacionada con un episodio de pérdida de datos.
MALOS HÁBITOS
Pequeñas y medianas empresas utilizan sistemas inadecuados de copias de seguridad y adoptan estrategias de recuperación ante desastres totalmente ineficaces. Vamos a ver los sistemas utilizadas con frecuencia.
OBSOLETAS PERO TODAVIA FRECUENTE: LA COPIA DE SEGURIDAD EN CINTA
Aunque sea una tecnología bastante obsoleta, se encuentran empresas que utilizan todavía sistemas de copia de seguridad en cinta, que esconden muchos problemas: pueden llevar mucho tiempo para la recuperación, no siempre tienen sistemas de recuperación parcial y utilizan medios que pueden desgastarse en el tiempo.
Es frecuente el descubrimiento de la falta de fiabilidad de la copia de seguridad en cinta porque desgastada (no siempre la cinta se cambia con la frecuencia correcta y se utilizan siempre las mismas cassettes). La copia de seguridad en cinta sin embargo puede ser una buena estrategia pero si forma parte de un proceso más grande y complejo.
La necesidad de una intervención humana representa una de las mayores preocupaciones en el uso de esta tecnología.
Los cassettes tiene que intercambiarse cotidianamente y a menudo una secretaria que tiene esta tarea le asigna poca importancia. En muchos casos no hay una correcta gestión de las ausencias; si la secretaria o el responsable de esta tarea está enfermo, debe establecerse claramente un sustituto.
A la realidad de los hechos la experiencia nos enseña que en general, el sistema de copia de seguridad no puede confiar una persona.
ECONÓMICO, MÁS MODERNO PERO SIEMPRE LIMITADO: EL DISPOSITIVO USB
Una de las alternativas más comunes son los dispositivos Usb. Estos son económicos, son bastante fiables, duran en el tiempo, tienen rapidez de acceso y pueden ser también desplazados en el ordenador y servidores diferentes. Desafortunadamente esconden muchos peligros.
Se averían con frecuencia, entonces para asegurar un mínimo de fiabilidad hay que tomar en consideración el utilizo de - al menos - un par de discos que se utilizaran en días alternos. Si por esta razón un empleado tiene que hacer estos cambios, volvamos al mismo problema de los sistemas de copia de seguridad en cinta, en que el responsable de la copia es un ser humano.
Una problemática del dispositivo Usb es su fragilidad (con una caída de unos centímetros y se daña) y la simplicidad con la que se puede acceder a sus datos por parte de todos. Mientras las cintas se podían leer solo utilizando dispositivos muy costos, los dispositivos Usb se pueden leer y copiar en todos los ordenadores.
El uso de un sistema de cifrado puede ser una solución, pero podría convertirse en un problema más grande, porque este puede hacer que sea más difícil o imposible la recuperación de los datos en caso de que las llaves y las contraseñas se pierdan. ¿estamos seguros de su fiabilidad?
ELEMENTOS IMPORTANTES PARA UNA BUENA COPIA DE SEGURIDAD
Deben tenerse en cuenta algunos elementos importantes para la correcta ejecución de una copia de seguridad.
Necesitamos de un software especifico para hacer este trabajo, automático y escalable!
Copiar y pegar los archivos o sincronizarlos no representan la solución ideal.
La retención de los archivos es decir la posibilidad de tener versiones diferentes del mismo archivo durante unos días de regreso al pasado, son un elemento fundamental. La compresión es importante porque optimiza el espacio.
El cifrado aumenta el nivel de seguridad de los guardados.
El informe diario sobre los resultados de las copias de seguridad es fundamental para un correcto seguimiento: un pequeño fallo o la fin del espacio disponible puede comprometer completamente una estrategia de copia de seguridad y a menudo nos damos cuenta de este problema cuando es demasiado tarde.
Las estadísticas sobre las varias copias de seguridad tienen que ser disponibles en todo momento, lo mismo también en caso de eventuales advertencias acerca del resultado de la copias de seguridad. Las pruebas de recuperación de datos tienen que ser accesibles y rápidas para verificar que los datos pueden ser recuperados.
¡Una copia de seguridad sin prueba de recuperación no garantiza un buen funcionamiento!.
El sistema de copia de seguridad tiene que guardar los archivos abiertos también, las bases de datos y tiene que conectarse con la interfaz de las aplicaciones específicas. Por ejemplo, una copia de seguridad de todo el archivo de correo electrónico empresarial (decenas o centenas de gigabyte) que no permite la recuperación de cada e-mail es prácticamente inútil.
LA SOLUCIÓN ES SENCILLA: LA COPIA DE SEGURIDAD EN LINÉA
¿Cómo podemos realizar una copia de seguridad completamente automatizada, fácil de controlar, basada en un sistema fiable desde el punto de vista hardware, sin riesgos de robo, desgaste y deterioro?
Todo naturalmente con el presupuesto limitado de las pequeñas e medianas empresas, que non tienen sucursales, centros de datos o personal especializado?
La única solución que permite de responder a esta pregunta es la copia de seguridad en línea La copia de seguridad en línea permite realizar un sistema de protección de los datos que cumpla los requisitos descritos fácilmente.
Al mismo tiempo - en los casos en que el gestor del servicio es conocido, fiable y competente - garantiza un muy bueno nivel de seguridad y permite de controlar la recuperación con la mayor brevedad, también en situaciones trágicas.
Si se introduce un plan de recuperación ante desastres bien planeado permite de realizar un nivel de protección adecuado también en las realidades más críticas.
RECOMENDACIONES PARA EL USO
Tenemos que tener en cuenta de algunas reglas fundamentales para ofrecer un buen servicio de copia de seguridad a los clientes.
Aunque el sistema es controlado y automático, no hay que olvidarse de configurar un mecanismo de notificaciones periódicas que permite detectar inmediatamente eventuales problemas.
Además, hay que verificar periódicamente con el cliente que los datos guardados sean todos los necesarios y que la adopción de nuevos software o procesos utilicen solo carpetas o rutas guardadas periódicamente.
En los casos en que hay una falta de conexión el servicio de copia de seguridad tiene que garantizar una continuidad con una copia alternativa "on premises".
Un otro reto importante para las copias de seguridad en línea, sobretodo con la conexión imitada por ejemplo en las empresas sin fibra, es garantizar que las copias de seguridad periódicas se concluyan, no obstante las limitaciones de tiempo y de banda.
Por consiguiente, es importante utilizar técnicas de copia de seguridad incrementales, limitar el numero de los guardados completos y evitar la transferencia periódica de carpetas que no se modifican, racionalizando la elección de las rutas que deben incluirse en la copia de seguridad.
COMPARAR LAS OFERTAS
Con un presupuesto limitado, una oferta a precio reducido puede ser realmente tentadora. Pero, ¿estamos completamente seguros de que la compra de un servicio de muy bajo costo y de baja calidad no comprometa la seguridad de tus datos, dando lugar a grandes gastos en futuro? Lamentablemente el precio ,a menudo, es un tema sensible en las copia de seguridad en línea. Nadie quiere gastar un montón de dinero para algo que espera de no utilizar jamás. Es por esta razón que la solución más barata nos parece la mejor...al final, todos los productos de copias de seguridad son la misma cosa, ¿verdad?
LOS SERVICIOS DE COPIA DE SEGURIDAD EN LÍNEA NO SONO TODOS LOS MISMOS
¿POR QUÉ ESTÁS PAGANDO?
Parece una pregunta extraña...pero es fundamental que te pregunte por lo que estás pagando en realidad, cuando compras una solución de copia de seguridad. ¿Quieres un servicio de copia de seguridad en línea o quieres un almacenamiento en línea? estas son dos cosas muy diferentes.
Un almacenamiento en línea es, fundamentalmente, una caja vacía para conservar "cosas" en la nube. Sin duda, una de estas "cosas" que conservar podría ser una copia de seguridad - pero esta copia no nos aparece mágicamente dentro. Hay que pensar en una solución separada que haya físicamente las copias de seguridad y que la transfiere en el almacenamiento.
Esto significa la compra de un software de copia de seguridad y su configuración para que comunique con el almacenamiento. Resultado: más gastos y un sistema de copias de seguridad más complejo. Una copia de seguridad en linea especializada, por otra parte, vamos a catalogarla como - solución integrada que hace la copia de seguridad de los datos y los transfiere con seguridad en la nube.
Normalmente es una solución un poquito más costosa de un sencillo almacenamiento en línea. El hecho de transferir los datos EN la nube es sólo una parte de la historia. La cuestión es la de transferir los datos DESDE la nube, cuando lo necesitas. ¿cuál es el proceso para el recupero de un dato? ¿Este proceso es sencillo como acceder a una interfaz y seleccionar archivos o es más complejo? en el caso de que el personal informático no está disponible, ¿un cliente inexperto puede intervenir?
Todas estas preguntas necesitan una respuesta, ANTES de tu elección de copia de seguridad en línea.
¿Habrá ayuda en caso de necesidad? Todas las empresas se dan cuenta de la importancia de las copias de seguridad, como en caso de recuperación de un solo y indispensable archivo que alguien reemplazó accidentalmente, o en caso de reconstruir las oficinas después de un tornado.
¿Si en la recuperación de los datos algo sale mal, qué ayuda puedo tener? Tu solución de copia de seguridad dispone de un soporte "24x7" con técnicos especializados y VIVOS con Los cuales puedes hablar por teléfono, ¿o vas a ser como un simple usuario de un forum? .Si tu problema no está en su base de datos FAQ, ¿cuál es el plan de contingencia para ayudarte a resolver la emergencia y continuar con la recuperación?
Tienes que estar seguro y de tener en cuenta cada aspecto antas de elegir la primera solución disponible de muy bajo coste!
CONCLUSIÓN
La columna vertebral de una estrategia de Recuperación ante desastre es una buena solución de copia de seguridad off-site.
Lamentablemente hasta hoy unas pocas empresas adoptan sistemas para la protección de sus datos.
Quizás algunas prefieran ignorar el problema y vivir al límite...
Aunque parezca fascinante el riesgo, nosotros preferimos la seguridad: tenemos respeto por todo lo que nos permite de organizar unos sólidos planes de recuperación ante desastre.
Ojalá pienses que ya tienes una solución,por ejemplo, que envía los datos guardados en la nube. Como si la palabra NUBE convirtiera tu copia de seguridad off-site en una estrategia de recuperación ante desastre,¿verdad?
Desafortunadamente, no es así.
Tomamos en cuenta los aparatos.
Los aparatos no tienen el principal objetivo de transferir los datos por Internet y suelen ser muy lentos al hacerlo. Si tienes muchos datos que guardar (como todos) y tu aparato tarda tres días para guardarlos y transferirlos en la nube, bueno, todos aquellos datos estarán vulnerables y en peligro durante el proceso entero.
Necesitas de un software diseñado para hacer todo esto, un software que compacte, codifique y envíe tus datos EN la nube lo antes posible. Un software que envíe, decodifique y descompacte tus datos DESDE la nube lo antes posible. Sólo así podemos hablar en serio de Recuperación ante desastre. Una estrategia fiable de Recuperación ante desastre establece que tus datos sean siempre off-site. Porque tiene que recuperar TODOS los datos lo antes posible, en cualquier momento.
Más tus datos se quedan on-site, más están vulnerables. Una vez de acuerdo tienes que elegir tu proveedor. Las soluciones de las copias de seguridad en línea de muy bajo coste son atractivas, naturalmente: después de todo sólo necesitas de un portal de gestión, un panel de control personalizado y ¡hecho!. Pero cuando el tiempo pasa y se producen los problemas - porque siempre se producen - tienes que tener la seguridad de confiar en un equipo de expertos que te suportan en momentos críticos y en momentos de una simple confirmación del hecho de que todo está configurado correctamente.